domingo, 12 de setembro de 2010

E-mail - um grande consumidor do seu tempo!

A internet é certamente uma grande consumidora de tempo. Que atire a primeira pedra, aquele que nunca passou horas e horas olhando vídeos engraçados no youtube ou se divertindo com piadas enviadas pelo e-mail. No entanto, utilizada corretamente, a internet é uma ferramenta indispensável, não apenas na vida laboral, mas também na vida doméstica.


E-mail

Uma vez, ao despedir de um amigo, perguntei com que freqüência ele verificava sua caixa postal de e-mail. Como precisava enviá-lo um relatório, gostaria de saber o prazo com que poderia fazer isso. Sua resposta foi: “O meu e-mail do Yahoo eu verifico a cada 2 minutos. Já o do hotmail e gmail, eu verifico a cada 1 minuto.” Apesar de ele ter dito isso em tom de brincadeira, ficou evidente a maneira compulsiva com a qual ele checava sua caixa postal. Certamente é alguém com problemas em administrar seu tempo. Assim, o e-mail será a primeira ferramenta virtual a ter seu uso limitado.

Desligue o Outlook

Caso você utilize o Outlook para verificar seus e-mails, a primeira regra para otimizar seu tempo é desligar o alerta sonoro de recebimento de mensagens. Além disso, desligue a opção “enviar e receber automaticamente”. O simples fato de você ouvir aquele barulhinho de nova mensagem, é o suficiente para que você pare tudo o que estiver fazendo e olhe a mensagem.

Verifique seus e-mails apenas duas vezes ao dia.

A não ser que você trabalhe utilizando apenas seus e-mails, crie uma regra de otimização do tempo: confira seus e-mails apenas duas vezes por dia. Uma maneira de fazer isso é verificar os e-mails uma vez após o almoço e outra vez no final do seu expediente. Nunca agende a verificação de e-mails como a primeira atividade a ser realizada no período da manhã: você acabará se perdendo pela manha toda nessas mensagens,
Antes de instituir a rotina de verificação de e-mails apenas duas vezes por dia, configure em seu servidor de e-mail uma mensagem automática explicando os horários em que você responde seus e-mails.

Veja um exemplo de mensagem automática que pode ser utilizada

Caros amigos,

Devido ao excesso de trabalho, tomei a decisão em responder minhas mensagens de e-mails apenas duas vezes por dia, às 13:00 e às 18:00. Se vocês precisarem me contatar para algo realmente urgente e que não possa esperar até um desses horários definidos, contatem-me pelo telefone 1234-5678.

Agradeço a compreensão.

Att,

Alberto Dell’Isola


Ao estipular um horário fixo para responder suas mensagens, você estará utilizando a técnica do agrupamento para tornar seu dia ainda mais produtivo (referencia ao agrupamento, o cap de metas) .

Crie mensagens automáticas.

Como especialista em memorização, recebo diariamente e-mails com perguntas similares. “Como melhorar minha memória”, “como usar minha memória para memorizar textos jurídicos”, dentre outros. Com o objetivo de ajudar todos aqueles que me escrevem, criei alguns textos de resposta padrões para algumas perguntas recorrentes. Desse modo, caso o estudante após ler esses textos tenha alguma dúvida um pouco mais específica, responderei com muito prazer. No entanto, as mensagens automáticas acabam por resolver ao menos 90% das dúvidas que me são enviadas. Assim, consigo atender a centenas de pessoas diariamente, sem deixar ninguém sem resposta.
Caso você seja professor, médico, advogado e receba diversos e-mails diariamente com as mesmas dúvidas, talvez seja interessante criar alguns e-mails padrões de resposta. Ainda que a criação desses e-mails possa demandar um pouco mais de tempo, ela lhe proporcionará atender mais pessoas e com conteúdo mais rico e completo.

Evite colocar seu e-mail em sites.

Existem programas especialistas em buscar por e-mails no google. O objetivo disso? Lhe enviar SPAM – mensagens de propaganda e vírus indesejados. Desse modo, ao deixar comentários em fórums de discussão ou em outros sites, evite expor seu e-mail. Caso contrário, ele será presa fácil para esses capturadores de e-mail. Caso você possua seu próprio site, exponha seu e-mail em uma figura em vez de digitá-lo. Ao fazer isso, os capturadores de e-mail não serão capazes de identificá-lo.

Tenha mais de um e-mail.

Caso não seja possível evitar que seu e-mail fique exposto em sites, tenha mais de um e-mail. Desse modo, você utiliza um e-mail exclusivamente para o contato com seu público (e-mail que certamente receberá muitos vírus e SPAM) e um outro e-mail pessoal, com uso bastante restrito e livre de vírus ou mensagens indesejáveis.

Comentários

Como podem perceber, tenho postado alguns artigos sobre organização e administração do tempo. Independentemente de terem gostado ou não, é preciso que vocês deixem seus comentários, para que eu possa avaliar meus textos. Caso estejam gostando, não esqueçam de recomendar o blog aos seus amigos!


4 comentários:

Anônimo disse...

Muito bom. O artigo e o site.
Meu email, teve um época, que tive que me livrar dele completamente para que pudesse estudar para a faculdade. Mas isso só foi possível por usá-lo apenas por entreterimento, se fosse a trabalho não seria possível. Ótimas dicas.

Anônimo disse...

Muito bom. Parabéns.

Jomar Filho

Rod disse...

Ótima dica! Parabéns pela organização do site e por todo o seu empenho em ajudar a muitos! Tem me ajudado bastante.
Um abraço,
Rodrigo

STC- EM MINHA VIDA TUDO MUDOU disse...

Alberto gostei muito dessa sua ideia de colocara respostas automáticas nos e-mails e de definir horários para responde-los, principalmente porque trabalho a noite e quando chega o dia quero dormir e descansar mas toda hora me mandavam sms e emails agora acabei com isso graças a você. Obrigado.

ROMULO RAMENGHI NT, VITORIA-ES

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